Wat is een backoffice systeem?

Een backoffice is een softwarematig systeem dat belangrijke laadgegevens van uw laadpaal bijhoudt. Zo kan u hiermee het stroomverbruik en de kosten ervan inzien. Via dit backoffice systeem kunt u deze energiekosten weer met uw werkgever of eigen bedrijf automatisch laten verrekenen. Dit zal vaak geheel automatisch verlopen, waarbij maandelijks de laadkosten tegen het ingestelde kWh tarief gefactureerd worden. Handmatig declareren is dus niet meer nodig. Naast het verrekenen met een werkgever of eigen bedrijf, kunt u op deze manier ook kosten verrekenen met gasten of bezoekers die gebruik maken van uw lader.

Een backoffice systeem maakt het tevens mogelijk om uw laadsessies te beheren, bijvoorbeeld door laadsessies te plannen of door gastgebruikers in te stellen. Daarnaast bepaalt u zelf via dit systeem of iedereen gebruik kan maken van de lader, of dat deze enkel zal werken in combinatie met hun unieke laadpassen. Dit kan allemaal via een online omgeving, zoals een browser of een mobiele app. Hiervoor is wel een internet verbinding benodigd.

Backoffice abonnementen

Voor een backoffice systeem heeft u wel een abonnement nodig. Dit is namelijk een externe software die op uw lader geïnstalleerd zal worden. Dit maakt het namelijk mogelijk om de belangrijke gegevens via de online omgeving van uw backoffice-aanbieder te kunnen bekijken. Vaak heeft u hierbij als voordeel wel dat u altijd (telefonisch) terecht kan bij de hulplijn van de aanbieder voor vragen over laadpaalbeheer.

Er zijn laadpalen die via een UMTS module van een simkaart slot zijn voorzien. Dit geeft de lader de mogelijkheid om via de simkaart van het backoffice systeem verbonden te zijn met het internet. Zo is er geen ethernet- of Wifi verbinding benodigd. Eenmaal geïnstalleerd, kunt u via deze simkaart gebruik maken van alle functies van het backoffice systeem. Een aantal laders behoeven echter geen simkaart om een backoffice te kunnen installeren. In dat geval kan de backoffice ingesteld worden via de gebruikersapp.

Sommige laadpalen zijn niet simlock vrij, dit betekent dat u alleen gebruik kunt maken van het backoffice systeem dat is geïntegreerd in het laadstation. Simlock vrije laadpalen geven de mogelijkheid om zelf een onafhankelijke backoffice aanbieder te kiezen. Hier zijn meerdere aanbieders voor met elk weer hun eigen online omgeving. Dit geeft u de vrijheid om de backoffice aanbieder te kiezen die het best bij u past.

Bij deze backoffice systemen horen verschillende doeleinden. Hierbij maken wij onderscheid in een abonnement voor particulier gebruik en een abonnement voor zakelijk gebruik:

Backoffice voor particulier gebruik

Rijdt u niet zakelijk? Dan zult u waarschijnlijk geen laadkosten hoeven te verrekenen. In dat geval kunt u gebruik maken van de gratis apps die laadpaal merken aanbieden. Zo kunt u via deze app uw laadsessies inplannen en het stroomverbruik ervan inzien. Wilt u uitgebreid inzicht? Dan is het merk Wallbox wellicht interessant. Via deze app is het mogelijk om uw laadkosten uitgebreid bij te houden.

Backoffice voor zakelijk gebruik

Zoals benoemd kunt u uw laadkosten verrekenen met uw werkgever of eigen bedrijf. Echter is het dus ook mogelijk om u uw laadpaal beschikbaar te stellen voor uw werknemers. Zo kunnen zij met behulp van een laadpas uw laadpaal ontgrendelen en vervolgens opladen. Op deze manier kunt u bepalen welke werknemers gebruik kunnen maken van de laadpaal en of dit tegen een tarief – of gratis zal zijn.

U kunt gebruik maken van meerdere laders, waarbij alle gegevens overzichtelijk worden bijgehouden door één systeem. U kunt uw backoffice systeem ook inzetten voor het verrekenen van laadsessies met externe gebruikers. Bijvoorbeeld als eigenaar van een horeca gelegenheid, supermarkt of in overige situaties. Op welke manier u de laders ook inzet – u kunt altijd uw investering terug verdienen door laadsessies van anderen. U bepaalt namelijk zelf tegen welk tarief men bij uw lader kan laden. Uiteraard kunt u hierbij ook middels eigen laadpassen een aantal personen instellen als gratis gebruiker.

Wilt u advies over het beheer van uw laadpaal, mogelijk via een backoffice systeem? Neem dan gerust contact op met onze EV-experts voor vrijblijvend advies.